馃憠 C贸mo utilizar WordPress para la gesti贸n de documentos o la gesti贸n de archivos

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Desde una simple plataforma de blogs, WordPress se ha convertido en una poderosa herramienta de CMS que las personas están utilizando de maneras únicas. Anteriormente, le mostramos cómo hacer una edición colaborativa en WordPress. En este artículo, le mostraremos cómo usar WordPress como un sistema de administración de documentos. El objetivo es utilizar WordPress como una plataforma de colaboración, lo que permite a los equipos trabajar en documentos al mismo tiempo y manejar la gestión de archivos, el flujo de trabajo y el alojamiento de archivos.

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Configurando su Sistema de Gestión de Documentos

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el plugin WP Document Revisions. Una vez activado, el complemento agregará un elemento de menú "Documentos" en la barra lateral de administración de WordPress. Al hacer clic en él lo llevará a la página de Documentos.

Trabajando con documentos

Para agregar un documento nuevo, haga clic en "Agregar documento". Esto te llevará a Agregar nuevo documento página donde puede darle un título a este documento y subirlo a WordPress. También puede elegir un estado de flujo de trabajo desde Estado de flujo de trabajo Menú desplegable. Por defecto tiene un borrador inicial, en progreso, estados finales y en revisión. Puede asignar la propiedad del documento a cualquier otro usuario en su WordPress. El estado de publicación predeterminado de un documento nuevo es "Publicación privada", lo que significa que el documento está disponible para otros usuarios en su sistema. También puede proteger un documento con contraseña o ponerlo a disposición del público en el frente de su sitio web.

WP Document Revisions permite a los usuarios consultar un documento. El sistema de administración de documentos bloquea un documento que se ha desprotegido. Si otro usuario intenta editar el mismo documento, verá una notificación de que otro usuario está trabajando actualmente en el documento, y lo han bloqueado. Sin embargo, si el segundo usuario tiene los privilegios, puede anular el bloqueo.

Gestión de roles de usuario en WP Revisiones de documentos

Las Revisiones de documentos de WP aprovechan su administración de usuarios de WordPress existente. Las capacidades de los usuarios en el sistema de administración de documentos son similares a las capacidades de los usuarios en WordPress como blog.

Colaboradores puede crear documentos nuevos, pero no pueden cargar documentos. Los colaboradores también pueden descargar documentos publicados. Sin embargo, no pueden ver documentos publicados privadamente creados por otros usuarios.

Autores puede crear y cargar nuevos documentos. También pueden descargar documentos publicados públicamente y editar sus propios documentos.

Editores puede trabajar en todos los documentos, eliminar documentos y administrar el flujo de trabajo. No pueden agregar nuevos usuarios al sistema.

Administradores puede realizar todas las tareas y también pueden agregar nuevos usuarios al sistema de gestión de documentos.

Estados de flujo de trabajo de documentos

Por defecto tiene Borrador Inicial, en progreso, estados de flujo de trabajo finales y en revisión. Ir Documentos »Estados de flujo de trabajo para crear nuevos estados de flujo de trabajo o editar los estados existentes. Las revisiones de documentos WP también funcionan bien con Edit Flow.

WordPress como la plataforma y WP Document Revisions como su sistema de administración de documentos proporciona una alternativa de código abierto a costosas herramientas de colaboración. Permítanos ahora lo que piensa sobre el uso de WordPress como un sistema de gestión de documentos?

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